BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang PKL
Industri pariwisata
saat ini mempunyai peran yang besar dalam membantu meningkatkan perekonomian
khususnya untuk perekonomian Indonesia. Hal tersebut terbukti bahwa industri
pariwisata di Indonesia kebal dari krisis global, saat perekonomian terpuruk
dan pertumbuhan pariwisata Indonesia tetap tumbuh dan melebihi pertumbuhan
ekonomi nasional. Beberapa sektor pariwisata yang mengalami pertumbuhan akan
menarik sektor lain untuk berkembang dan memberikan multiplayer effect seperti
sektor pertanian, peternakan, perkebunan, kerajinan rakyat, yang dapat
menimbulkan dampak seperti, peningkatan kesempatan kerja, peningkatan
pendapatan, dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat.
Strategi dalam
meningkatkan kunjungan wisatawan ke suatu daerah, provinsi, kabupaten/kota,
atau negara maka perlu melakukan sebuah pengembangan dari kawasan sekitar obyek
wisata tersebut. Strategi pengembangan yang dilakukan yaitu salah satu faktor
dari syarat obyek daya tarik wisata yaitu Amenities. Amenities yaitu
fasilitas-fasilitas pendukung di kawasan obyek wisata, dengan tujuan dapat
memenuhi kebutuhan wisatawan saat berkunjung. Bentuk dari amenities salah
satunya akomodasi. Akomodasi yaitu fasilitas berupa fasilitas penginapan
seperti hotel. Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang digunakan wisatawan
untuk beristrahat sejenak selama melakukan kegiatan berwisata. Industi
pariwisata seperti hotel dituntut untuk dapat menciptakan suasana yang nyaman
dari berbagai aspek untuk diberikan atau ditawarkan kepada tamu dan calon
pelanggan.
Dewasa ini banyak hotel
yang dibangun diberbagai daerah, sebagai contoh yaitu kota Madiun sebuah kota di Provinsi Jawa Timur, Indonesia. Kota ini terletak 160 km sebelah barat Surabaya, atau 111 km sebelah timur Surakarta, Jawa Tengah. Di kota ini terdapat pusat Industri Kereta Api (INKA). Madiun dikenal memiliki Lapangan Terbang Iswahyudi,
yakni salah satu pangkalan utama AURI, meski sebenarnya terletak di Kabupaten Magetan. Madiun memiliki julukan Kota Gadis, Kota Brem, Kota
Pelajar, Kota Sepur, Kota Pecel, Kota Budaya, Kota Sastra, dan Kota Industri
dengan potensi daya tarik wisatanya yang beragam dan tingkat kunjungan
wisatawan yang selalu meningkat dari tahun ke tahun. Maka dari itu saat ini
para investor berlomba - lomba membangun hotel di Madiun baik itu hotel
melati, bintang 3, dan bintang 4, sebagai penunjang fasilitas yang dibutuhkan
oleh wisatawan. Salah satu hotel di Madiun yaitu Aston Madiun Hotel and
Conference Center.
Hotel ini termasuk
dalam kategori hotel berbintang 4 (****), yang termasuk dalam management
PT. Archipelago International. Disetiap manajemen hotel tak terkecuali Aston
Madiun Hotel and Conference Center selain menjual fasilitas berupa produk dan
jasa kepada tamu dengan memberikan rasa kenyamanan, keamanan, kesenangan,
tetapi yang paling penting yaitu kepuasan tamu itu sendiri selama menggunakan
produk dan jasa yang mereka beli. Nilai tolak ukur produk hotel yang dijual
kepada tamu dilihat dari kualitas fasilitas yang diberikan dengan memberikan
mutu yang terbaik. Sedangkan untuk jasa dinilai dari kualitas pelayanan yang
diberikan kepada tamu, berupa memberikan pelayanan secara prima (mengetahui apa
yang diinginkan tamu, memberikan pelayanan sebaik mungkin), dan seorang yang
bekerja dalam industri perhotelan harus memiliki sikap hospitality atau
keramah tamahan, dengan tujuan agar tamu merasa puas dan betah untuk tinggal
dihotel tersebut.
Aston Madiun Hotel and
Conference Center memiliki slogan “Delightful Moments of Heartfelt Service”
yang memiliki maksud bahwa hotel ini dapat dianggap sebagai rumahnya sendiri
dengan memberikan nuansa hangat yang timbul dari pelayanan sepenuh hati. Slogan
ini merupakan bagian dari identitas Aston Madiun Hotel and Conference Center
dengan tujuan untuk dapat meningkatkan kunjungan pelanggan. Semakin banyak
pelanggan yang datang ke hotel dan menikmati fasilitas yang ditawarkan maka
semakin banyakincome yang diperoleh atau sebaliknya.
Manajemen industri
hotel, terdiri dalam beberapa departemen, salah satunya yaitu departemen Accounting.
Departemen Accounting mempunyai fungsi sebagai departemen yang
mengurusi segala hal yang berkaitan dalam transaksi yang berkaitan dengan
keuangan meliputi perhitungan, pembayaran, maupun pembelian yang terjadi pada
hotel sekaligus sebagai pembukuan atau pembuatan laporan keuangan berdasarkan
transaksi yang telah terjadi. Departemen ini memiliki hubungan dengan semua
departemen yang ada di hotel khususnya untuk bidang administrasi. Bagian dari
departemen Accounting salah satunya yaitu Income Audit. Income Audit yaitu
bagian yang bertugas dalam melakukan pengecekan dan evaluasi terhadap revenue
yang ditelah diperoleh dalam satu hari (transaksi yang ditutup atau
diakhiri pada pukul 02.00 WIB), yang telah direkap oleh bagian Night Audit. Peran
Income Auditor sangat penting, karena bertugas untuk mengetahui balance
atau tidaknya revenue yang didapat dengan hasil yang diperoleh, dan
kecocokan antara bukti - bukti pendukung yang diberikan oleh cashier FO
meliputi, cashier closing report, guest folio, cashier outlet-outlet
hotel meliputi, bill dan captain order The Lounge, H&E Restaurant, SPA, Bar,
deposit voucher, bank copy, dan bukti bank transfer, dengan
rincian yang secara otomotis sudah ada di sistem dan telah direkap dan diteliti
terlebih dahulu oleh Night Auditor. Pekerjaan Income Audit harus
dilakukan setiap hari, supaya tidak terjadi kerugian akibat jumlah perhitungan
yang salah secara terus menerus
yang menyebabkan tidak balance, dan jika terjadi kesalahan dalam
perhitungan revenue maka harus segera dikoreksi dan melakukan konfirmasi
ke pihak Front Office atau outlet-outlet yang yang bersangkutan.
Income Audit memiliki peran besar dalam sebuah industri
perhotelan, karena bagian ini merupakan pihak kedua setelah Night Audit dalam
mengevaluasi revenue yang diperoleh dari transaksi setiap harinya dan dapat
berpengaruh terhadap revenue hotel. Jika tidak ada Income Auditor maka
manajemen hotel tidak dapat berjalan lancar, karena tidak adanya pengecekan
data - data yang berkaitan dengan revenue dan bias terjadinya manipulasi
data yang diperoleh. Selain itu kondisi keuangan menjadi tidak terkontrol karena
adanya ketidaksesuaian atau tidak balance yang dapat mempengaruhi hotel
tersebut mengalami collaps. Maka dari itu Income Auditor tidak dapat
dikesampingkan baik itu pekerjaannya maupun bagiannya dari Accounting department. Dengan latar belakang tersebut penulis mengambil judul “PERAN INCOME AUDIT PADA ACOUNTING
DEPARTMENT di ASTON MADIUN
HOTEL AND CONFERENCE CENTER”.
B.
Tujuan
PKL
Adapun tujuan dari praktek PKL yang
diadakan ini adalah sebagai berikut:
1.
Untuk mengetahui peran dan prosedur
kerja dari Income Audit di Aston Madiun Hotel & Conference Center.
2.
Untuk mengetahui masalah apa saja yang
dihadapi dari seorang Income
Auditor
yang
dapat mempengaruhi kondisi ketidaksesuaian revenue.
3.
Agar mengetahui solusi penyelesaian
masalah yang dihadapi Income Audit yang dapat menyebabkan terjadinya
ketidaksesuaian revenue.
C.
Manfaat
Praktek Kerja Lapangan
Adapun manfaat dari praktek PKL yang diadakan
ini adalah sebagai berikut:
1. Menambah
keterampilan mahasiswa dalam bidang administrasi perhotelan
2. Memberi pengalaman kerja di bidang administrasi perhotelan
3. Menambah
ilmu mengenai administrasi perhotelan
dan segala prosedur kerja dalam bidang perhotelan tersebut tersebut.
4. Memenuhi
standard kualifikasi dunia kerja di perhotelan
5. Menambah
motivasi mahasiswa dalam mempersiapkan diri pada dunia kerja yang akan datang.
BAB
II
GAMBARAN
UMUM PERUSAHAAN
A.
Sejarah
Aston Madiun Hotel & Conference Center
Aston Madiun
Hotel & Conference Center di bangun di pusat kota Madiun yaitu tepatnya di
Jl. Mayjend Sungkono No.41. Hotel ini merupakan satu-satunya hotel bintang 4
yang berada di Karisidenan Madiun.
Aston
Madiun resmi beroperasi pada tanggal 12 Juni 2014, yang diresmikan oleh
Walikota Madiun Bapak Bambang Irianto serta dihadiri oleh perwakilan dari Coorporate Archipelago International Indonesia. Aston Madiun berada di bawah
bendera Archipelago International Indonesia yang berkantor pusat di Jakarta untuk wilayah bagian
barat, dan di Denpasar untuk wilayah Indonesia bagian timur. Aston Madiun memiliki fasilitas meliputi :
1. Kamar
Aston Madiun Hotel
& Confernce Center terdiri dari 138 Kamar, dengan jenis kamar sebagai berikut
:
a. Superior
Room (96 Room)
b. Deluxe
Room (19 Room)
c. Premier
Room (12 Room)
d. Junior
Suite Room (10 Room)
e. President
Suite Room ( 1 Room)
2. The Lounge
Lobby Lounge & Bar yang di design yang nyaman yang bertujuan agar
para tamu dapat dengan santai melakukan aktifitas atau hanya bersantai. The
Lounge buka mulai pukul 08.00 WIB - 23.00 WIB.
3. Restoran
Restoran yang di miliki oleh Aston Madiun diberi nama H&E
Restaurant.
Area ini digunakan untuk menjamu tamu yang ingin menikmati breakfast, lunch, ataupun
dinner.
4. Ballroom
Ballroom yang dimiliki oleh Aston Madiun diberi nama Bima
Grand Ballroom, ruangan yang memang di design
untuk acara pernikahan, farewall party,
promnight, birthday party, dan acara lainnya. Bima Grand Ballroom memiliki
kapasitas sampai dengan 1750 pax untuk standing party dengan luas 1.035 m2.
5. Meeting
Room
Aston Madiun
menyediakan fasilitas tempat meeting guna memperlancar dan mempermudah para
tamu yang akan mengadakan meeting tanpa mereka keluar dari area Aston Madiun.
Adapun 7 meeting room yang disediakan oleh Aston Madiun Hotel & Conference
Center adalah :
a. Krisna
Room dengan kapasitas (60-80
pax)
b. Yudistira
Room dengan kapasitas (20-30 pax)
c. Arjuna
Room dengan kapasitas (25 pax)
d. Gatotkaca
Room dengan kapasitas (35-40 pax)
e. Nakula
Room dengan kapasitas (35 pax)
f. Sadewa
Room dengan kapasitas (10-15
pax)
g. Setyaki
dengan kapasitas (10-15
pax)
Untuk
7 meeting room ini semua fasilitas di dalamnya sama yang membedakan hanyalah
kapasitas dan luasnya.
6. Swimming
Pool
Swimming Pool yang terdapat di lantai 6 Aston Madiun
juga memiliki konsep infinite
pool, dilengkapi dengan fasilitas welcome drink, pool towel dan pool bar.
7. Fitness
Center
Fitness Center yang juga terdapat di lantai 6 ini
biasanya digunakan tamu yang menginap ataupun tamu yang datang untuk fitness saja.
Tempat ini memiliki fasilitas gym yang lengkap dan aman.
8. SPA
Tempat
yang dikelola oleh pihak
ketiga yang berkerja dengan Aston Madiun. Spa berguna untuk
melepas lelah para tamu setelah melakukan perjalanan jauh. Aston Madiun
memiliki fasilitas spa yaitu Alaya SPA yang dapat berelaksasi dengan pijat aroma terapi.
B. Bidang
Usaha
Bidang usaha dibagi menjadi
2, yakni :
1.
Bidang
usaha pelayanan
a.
Front
Office
Merupakan departemen
yang bertanggung jawab atas penjualan kamar hotel berdasarkan cara yang
sistematik melalui reservasi hingga penyerahan kamar kepada tamu hotel dan
memberikan pelayanan informasi kepada para tamu hotel selama mereka berada dan
menginap dihotel . Dapat dilihat dari definisi diatas bahwa kantor depan
merupakan departemen yang memiliki peranan sebagai penjual kamar dan secara
langsung
Merupakan sumber pendapatan utama
setiap hotel. Departemen memberikan layanan yang penuh kepada tamu dari sebelum
tamu menginap, saat kedatangan tamu, selama tinggal di hotel, dan saat hendak
meninggalkan hotel. Selain itu, di Front
Office Aston Madiun Hotel and Conference Center juga menghasilkan
pendapatan lain melalui paket Body and Soul
b.
House
Keeping
Housekeeping atau Tata Graha adalah
salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal –
hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan
kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu
maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu
Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas
membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor,
lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s
room,
uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.
c.
Food
& Beverage
Food and beverage department adalah
bagian dari hotel yang mengurus dan bertanggung jawab terhadap kebutuhan pelayanan
makanan dan minuman serta kebutuhan lain yang terkait, dari para tamu yang
tinggal maupun yang tidak tinggal di hotel tersebut dan dikelola secara
komersial serta profesional.
Food and
beverage department merupakan departemen yang sangat
mutlak diperlukan di hotel dalam penyediaan dan pelayanan makanan dan minuman
dalam menjalankan tugasnya food and
beverage department terbagi
menjadi dua bagian yang
saling bergantung satu sama lain dan harus saling bekerjasama. 2 (dua) bagian
tersebut adalah:
1)
Food
and beverage bagian depan (front service), yaitu
bagian yang langsung berhubungan dengan tamu, terdiri dari bar, restoran,
banquet dan room service.
2)
Food
and beverage bagian belakang (back
service), yaitu bagian yang tidak langsung berhubungan dengan tamu karena
harus melalui perantara pramusaji, terdiri dari kitchen, steward (pencuci
piring).
2.
Bidang
usaha administratif
a.
Human
Research Development
Human Research
Development menangani berbagai masalah pada ruang lingkup
karyawan, pegawai, buruh, manager dan tenaga kerja lainnya untuk dapat
menunjang aktifitas organisasi untuk dapat menunjang akitifitas organisasi atau
perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Bagian atau unit yang biasanya mengurusi
SDM ialah bagian personalia atau “Human
Resources Department”. Departemen ini memilki peran yang amat penting di
hotel, menangani pemasokan tenaga kerja yang tepat untuk ditempatkan pada
posisi dan jabatan yang sesuai pada departemen lain yang membutuhkan karyawan professional pada bidangnya.
b.
Enggineering
Engineering
adalah departemen di hotel yang bertanggung jawab untuk hal - hal yang
menyangkut aspek - aspek teknis dari hotel, yang berkaitan erat dengan
keselamatan, kelancaran,
keamanan, pelayanan, kesenangan, dan kepuasan tamu hotel.
Peran Engineering Departement adalah salah satu
yang sangat penting dalam operasional hotel, sebagai pendukung operasi.
Enggineering department
mutlak harus memiliki staff berkemampuan baik dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
c.
Accounting
Bagian keuangan pada suatu hotel yang merupakan inti
dari operasional hotel secara keseluruhan. Pada bagian ini akan terlihat semua
proses pembukuan dan keuangan perusahaan termasuk inventaris bergerak maupun
tetap. Accouting Departement
adalah bagian yang bertugas mengelola keuangan, baik penerimaan maupun
pengeluaran uang hotel.
d.
Sales
Marketing
Sales
Marketing merupakan salah satu fungsi yang
sangat penting dari usaha perhotelan dan menjadi tangan manajemen dalam usahanya
mengenalkan hotel ke tengah masyarakat. Meningkatnya persaingan pada usaha
perhotelan saat ini mendorong berkembangnya usaha pemasaran hotel. Keberhasilan
penjualan produk hotel tergantung pada usaha pemasaran hotel yang
diorganisasikan dalam suatu bagian atau departemen, dengan dukungan sepenuhnya
dari seluruh bagian yang ada didalam hotel, terutama bagian yang langsung
berhubungan dengan tamu serta bagian produksi.
Sales
Marketing Department
adalah bagian yang bertugas melaksanakan pemasaran produk hotel, termasuk
didalamnya promosi dan penjualan produk hotel.
C. Struktur
Organisasi
Saat ini perkembangan industri
perhotelan sangat pesat dan juga memberi dampak yang sangat signifikan tehadap
ekonomi. Oleh karena itu, tugas dan wewenang dari setiap lini organisasi akan
semakin kompleks. Adapun tugas dan tanggung jawab lini organisasi suatu hotel
tidak selalu sama dengan yang terdapat pada hotel lainnya, namun secara umum
mereka memiliki fungsi dan wewenang yang sama, seperti pada uraian berikut :
1.
General Manager
General Manager yaitu kepala pimpinan
dari sebuah struktur organisasi hotel berbintang. Dialah bertanggung jawab atas
seluruh penyelenggaraan hotel dan kinerja seluruh karyawannya di dalam
organisasi tersebut.
2.
Financial Controller
Financial Controller yaitu akuntan
internal hotel. Financial Controller
bertanggung jawab atas efektivitas pengelolaan administrasi dan penyajian data
keuangan yang disusun setiap hari. Ia akan dimintai pendapat dan pandangannya
dalam hal keuangan di dalam hotel.
3.
Executive Engineer
Executive Engineer yaitu pejabat yang
bertanggung jawab atas pemeliharaan, pengelolaan, dan perbaikan seluruh aset
meliputi: gedung hotel, perlengkapan mekanik dan elektronik, dan energi hotel.
Pengelolaan listrik, gas, dan juga air adalah tanggung jawab plant engineer.
4.
Executive Housekeeper
Executive Housekeeper yaitu pemimpin
departemen yang memiliki kemampuan merencanakan, mengorganisasi, Dan
mengevaluasi pekerjaan dibidang housekeeping.
Ia bertanggung jawab atas kebersihan kamar – kamar yang ditempati tamu dan area
umum yang dimiliki hotel.
5.
Human Resources Manager
Human Resources Manager yaitu pejabat
yang bertugas mengelola sumber daya manusia untuk keberhasilan hotel. HRM haruslah
menguasai hukum dan juga perundang – undangan yang berkaitan dengan
ketenagakerjaan, baik lokal, nasional, maupun internasional. Ia bertugas
menerima dan juga mengangkat pegawai baru, lalu menyelenggarakan semua
administrasi kepegawaian dan kegiatan karyawan, serta mengadakan pelatihan
kepada karyawannya.
6.
Sales Marketing Director
Sales Marketing Director yaitu pejabat
yang menentukan keberhasilan hotel dalam menjual produk hotel kepada semua
konsumen.
7.
Food & Beverage Manager
F&B Manager yaitu pejabat yang
bertugas mengelola Food and Beverage
Department. Untuk dapat menyajikan makanan serta minuman berkualitas.
Merencanakan menu, memastikan bahwa setiap bawahanya dapat menyajikan makanan
dengan cepat dan juga ramah, dan mengendalikan biaya dari Food and Beverage Department.
8.
Front Office Manager
Front Office Manager yaitu pejabat hotel
yang bertanggung jawab atas pengelolaan kantor depan.
9.
Security Director
Security Director yaitu yang bertanggung
jawab atas keamanan hotel secara keseluruhan. Ruang lingkup pengamanan hotel
meliputi para karyawan, para tamu, juga aset hotel. Security perlu menciptakan kondisi yang aman sehingga tamu nyaman
tinggal di hotel dan para karyawan bekerja dengan nyaman.
BAB
III
PEMBAHASAN
A.
Metode
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
1. Tempat Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Aston Madiun Hotel and Conference Center berlokasi di Jl. Mayjend Sungkono, Mangu Harjo, Madiun, Kota Madiun, Jawa
Timur 63128
2. Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
PKL dilaksanakan selama tiga bulan terhitung
mulai tanggal 1 Agustus s.d 31 Oktober 2016. Setiap harinya PKL dilaksanakan
dari pukul 08.30 sampai pukul 17.30.
3. Sistem Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Mahasiswa
tidak dipindahkan ke bagian lain (Tetap). Selama tiga bulan
pelaksanaan PKL ini, penulis merupakan tanggung jawab Accounting Departement, penulis tidak hanya diberikan pengetahuan
dalam satu bagian saja. Bagian-bagian yang dipelajari oleh penulis selama
magang ini adalah sebagai berikut :
a. Receiving
b. Income
Audit
c. Account
Receivable
B.
Kajian Khusus
1.
Accounting
Bagian
keuangan pada suatu hotel yang merupakan inti dari operasional hotel secara
keseluruhan. Pada bagian ini akan terlihat semua proses pembukuan dan keuangan
perusahaan termasuk inventaris bergerak maupun tetap. Accouting Departemen
adalah bagian yang bertugas mengelola keuangan, baik penerimaan maupun
pengeluaran uang hotel.
Accounting
departement dibagi menjadi beberapa section, yaitu sebagai berikut :
a.
Financial
Controler
1) Yang
mengawasi semua kegiatan yang ada di accounting departement.
b.
Income
audit
1) Memeriksa
pendapatan hotel
2) Mengaudit
pendapatan ulang hotel
c.
General
Chasier
1) Mengurus
masalah uang
2) Bertugas
dibagian pelayanan
d.
Account
Receivable
1) Bagian
yang menagih piutang
2) Membuat
jadwal penagihan
e.
Cost
Control
1) Mengawasi
harga produksi
2) Mengendalikan
biaya
f.
Account
Payable
1) Membuat
schedule (jadwal pembayaran)
2) Melaksanakan
pembayaran
g. Purchasing
1) Mengawasi
harga produk
2) Pembelian material dan keperluan sehari - hari
untuk hotel atau bagian pengadaan barang
3) Mengendalikan
biaya
h.
Receiving
1) Bagian
penerimaan barang pesanan.
i.
Store
Keeper
1) Menyimpan barang persediaan
2) Mencatat
barang yang masuk dan keluar dalam
gudang persediaan.
j.
Buyer
1)
Yang
membeli barang secara tunai atau menggunakan
Cash Purchase
Fungsi dari Accounting departement adalah bertanggung jawab atas kelancaran
operasional di Accounting yang
menyangkut kegiatan proses pencatatan, penyusunan laporan keuangan, dan
pengendalian, atau pengawasan seluruh laporan baik yang menyangkut aspek
keuangan maupun operasional, serta menyusun anggaran perusahaan, melaksanakan
fungsi-fungsi Manager di Accounting
Departement.
2.
Income
Audit
Data
penjualan tidak bisa diterima begitu saja oleh bagian akuntansi. Data tersebut
harus diperiksa atau diverifikasi terlebih dahulu sebelum dibukukan. Subbagian
di bagian akuntansi yang melaksanakan pekerjaan memeriksa, mencatat, dan
melaporkan informasi data tentang hasil penjualan ini biasa disebut Income Audit.
Dengan
demikian Income Audit dapat diartikan sebagai salah satu
seksi atau bagian yang berada di organisasi akuntansi yang menyelenggarakan
fungsi penerimaan, pemeriksaan, pencatatan, dan pelaporan seluruh data
penjualan baik tunai maupun kredit yang dihasilkan oleh seluruh unit penjualan
yang ada di dalam perusahaan.
Income Audit memiliki
peran besar dalam sebuah industri perhotelan, karena bagian ini merupakan pihak
kedua setelah Night Audit dalam mengevaluasi revenue yang
diperoleh dari transaksi setiap harinya dan dapat berpengaruh terhadap revenue
hotel.
Dari hasil Praktek Kerja
Lapangan yang telah dilakukan, maka berikut beberapa peran Income Audit
di Aston Madiun Hotel and Conference Center, antara lain :
1.
Menyiapkan
catatan-catatan dan berkas-berkas dengan baik untuk keperluan audit
2.
Mempersiapkan
Laporan Penjualan Harian Hotel dan setiap hari mengirimkannya ke Kantor Pusat.
a.
Menyiapkan
Laporan Penjualan Harian Hotel setiap hari untuk Financial Controller
b.
Setiap
pagi mengirimkan dengan email
Laporan Penjualan Harian kepada seluruh management Hotel pada pukul 9.00 pagi (
kecuali akhir pekan ), memeriksa angka sistem Visual Hotel Program (VHP) dan statistik untuk
akurasi laporan.
c.
Pastikan
Jurnal penjualan harian ditanda tangani oleh Accountant, Asistant Financial Controller dan Financial
Controller.
d.
Membantu
menyelesaikan tugas akhir bulan pada tanggal 1 setiap bulannya.
3.
Mengontrol
penomoran awal pada nota/bills dan investigasi nomor yang hilang dan laporkan
ke Financial Controller.
4.
Mengendalikan
semua penjualan makanan dan minuman oleh :
a.
Memperbaiki pencatatan
pemeriksaan tamu secara tepat waktu.
b.
Melakukan
pemeriksaan terhadap check/nota/bills yang digunakan.
c.
Memiliki
semua cek yang dibatalkan, mengoreksinya bersamaan dengan cek yang belum
dimasukkan kedalam sistem dan sudah disetujui oleh Restaurant Supervisor
atau Manager. Serta meneliti semua cek yang hilang.
d.
Memantau
kontrol pembayaran tunai untuk mencegah penggunaan ganda serta memastikan semua
pendapatan dicatat.
e.
Pastikan
kontrol acara dijalankan, pastikan bill acara di cocokan dengan “function even
order” dan diisi dengan benar.
f.
Merekonsiliasi / mencocokan data penjualan outlet dengan total biaya.
5.
Memeriksa
transaksi potongan harga setiap hari untuk memastikan semuanya mengandung
penjelasan yang memadai dan persetujuan yang sesuai. Pastikan potongan harga
telah diproses menggunakan kode departemen yang benar dan melakukan koreksi apabila di perlukan.
6.
Menyusun
semua transaksi potongan harga setiap hari dan diberikan kepada Financial Controller dan disetujui oleh General Manager
7.
Memeriksa
koreksi pembayaran dan memastikan ada penjelasan dan persetujuan yang ada.
Laporan harus diserahkan ke Financial Controller setiap hari.
8.
Memeriksa
transaksi Paid Out (pengembalian sisa uang) setiap hari untuk memastikan semua memiliki cukup
data terlampir dan berisi tanda tangan Tamu dam Front Office Manager. Ringkasan laporan harus dilaporkan ke Financial Controller.
9.
Memberikan
perhatian yang lebih untuk penjualan tunai guna menghindari penggunaan kembali
nota/bills yang sama pada penjualan makanan dan minuman.
10. Rekonsisiliasi / mencocokan pendapatan dari sistem Visual Hotel Program (VHP) dengan Front Office setiap hari terhadap kelengkapan dokumen pendukung seperti slip kartu
kredit, tagihan tamu dan general cashier report dan menindaklanjuti
perbedaannya.
11. Memeriksa daftar Complementary room (Kamar yang digratiskan) dan memastikan otorisasi dijalankan di setiap
kamar.
12. Ringkasan laporan harian terposting yang dibatalkan dan melaporkan setiap masalah ke Financial
Controller. Memberikan salinan laporan docket terposting dibatalkan ke F&B Manager.
13. Memeriksa
dan memastikan harga kamar sudah benar dan sesuai dengan kontrak atau
situasional (rate grid).
14. Memeriksa
perubahan harga kamar, dokumen pendukung dan memastikan kelengkapannya serta
ditandatangani pihak terkait.
15. Memeriksa pencatatan acara banquet dan pastikan pendapatan diproses sama / seimbang dengan pesanan acara Banquet Event
Order ( BEO) dan bahwa semua yang ada di BEO telah di posting dengan
mengacu pada Daftar Acara Perjamuan Harian.
16. Pastikan program yang menggunakan kupon,
sertifikat, voucher harus terkontrol dan terpantau tempatnya.
17. Saldo balance slip kartu kredit dicocokkan terhadap
posting di sistem Visual Hotel Program (VHP) harian.
18. Pastikan bahwa total tunai yang di posting ke dalam
sistem Visual Hotel Program (VHP) untuk
saldo harian dengan jumlah uang tunai di General Cahier Report.
19. Audit dan Rekonsiliasi uang muka dan pastikan
pembayaran telah diterapkan.
20. Bekerjasama dengan General Cashier, memeriksa semua total pengeluaran teratur dan
kontrol menjaga di terdaftar di outlet.
21. Menyiapkan laporan pendapatan F&B per outlet
termasuk jumlah tamu and potensial analisa makanan F&B
22. Rekonsiliasi pendapatan telepon di sistem Visual Hotel Program (VHP) per
laporan panggilan akun setiap hari.
23. Rekonsiliasi penjualan makanan dan minuman tercatat
di sistem Visual Hotel Program (VHP)
pendapatan total setiap outlet per POS setiap hari.
24. Menyiapkan laporan harian F&B per outlet
termasuk jumlah tamu dan analisa periode makan potensial F&B.
25. Memeriksa jumlah tamu yang makan mencakup semua
outlet untuk kewajaran dengan mengacu pada rata-rata makanan untuk setiap
outlet untuk setiap periode makan.
26. Menyiapkan jurnal pendapatan harian, pastikan
pendapatan telah diklarifikasi ke General Ledger (Jurnal Umum). Memberikan laporan yang lengkap kepada kepala departemen secara tepat waktu.
27. Memantau dan mengubah nilai mata uang di sistem.
28. Melengkapi prosedur penutupan akhir untuk modul
Jurnal pendapatan akuntasi dan transfer jurnal pendapatan kedalam General
Ledger secara tepat waktu.
29. Berkas dokumen harian secara teratur dan struktural untuk memudahkan audit dan pengambilan
dokumen. Data harus dapat diakses untuk jangka waktu 5 sampai 10 tahun untuk
tujuan audit umum dan pajak.
C.
Bidang
Kegiatan Yang Dikerjakan
Bidang-bidang
atau bagian-bagian kegiatan yang dikerjakan selama melaksakan PKL di Aston
Madiun Hotel & Conference Center :
1. Receiving
adalah penerimaan barang. Penulis
melakukan Praktek Kerja Lapangan di bagian Receiving
selama 2 (dua) minggu. Tahap – tahap kegiatan
yang dilaksanakan seorang Receiving,
antara lain :
a. Menerima barang yang sudah dipesan melalui permintaan
barang / Purchase Order (PO)
b. Cross
cek Purchase Order (PO) yang sudah disiapkan oleh Purchasing dengan barang pesenan yang datang.
c. Menerima Kwitansi pembayaran barang.
d. Mengarsipkan
Purchase Order (PO) ke dalam ordner.
e. Mencetak laporan penerimaan atau Receiving Report
(RR).
f. Menjadikan satu antara Purchase Order (PO), Kwitansi,
dan Receiving Report (RR).
g. Menyerahkan Purchase Order (PO), Kwitansi, dan
Receiving Report (RR) ke Cost Control (CC) untuk diperiksa kembali.
2. Income
Audit (IA) adalah memeriksa
pendapatan hotel. Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di bagian Income Audit selama 6 (enam) minggu. Tahap – tahap
kegiatan yang dilaksanakan seorang Income Audit, antara lain :
a. Mengambil Daily
Revenue Report (DRR) di Front Office.
b. Cek fisik Daily
Revenue Report (DRR) dengan nota yang dilampirkan.
c. Cek Daily
Revenue Report (DRR) dari sistem Visual Hotel Program (VHP).
d. Membandingkan Daily
Revenue Report (DRR) dari Front
Office dengan Daily Revenue Report
(DRR) dari sistem Visual Hotel Program (VHP)
e. Memasukan nomer Nota / bill yang telah dipakai ke
Control Form.
f. Cek krus dollar
3. Account
Receivable (AR) adalah bagian
yang menagih piutang. Penulis
melakukan Praktek Kerja Lapangan di bagian Account
Receivable selama 4 (empat) minggu. Tahap-tahap kegiatan
yang dilaksanakan seorang Account Receivable, antara lain :
a. Cek jurnal transaksi dari Daily Revenue Report (DRR).
b. Output
file postcan/day dari Visual
Hotel Program (VHP), masukan output file postcan/day ke Excel.
c. Cek jurnal membandingkan transaksi dari Daily Revenue Report (DRR) dengan Postcan/day dari Visual Hotel Program.
d. Masukan nominal pembayaran settlement ke Jurnal debit bulanan / Debt List Transaction.
e. Cek Account
Receivable Aging (AR Aging).
f. Membuat invoice (Surat
Tagihan)
g. Cek pembayaran yang masuk. (Maksimal pembayaran satu bulan).
h. Membuat Account
Receivable Collection (AR Collection).
BAB
IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan
pengamatan, pengalaman, dan juga hasil wawancara penulis dalam melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan di Aston Madiun Hotel and Conference Center, Income
Audit merupakan bagian yang penting dan selalu ada di setiap manajemen
perhotelan. Karena tanpa adanya peran Income
Audit suatu manajemen hotel tidak dapat melakukan kegiatan pengawasan
dengan efektif dan efisien.
Dengan demikian selain Income Audit yang berperan semata-mata
sebagai seorang pengawas, terdapatlah Income
Audit yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai manajer,
maka Income Audit yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai bawahan.
Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang kerjanya lalu
dikembangkan menjadi sebuah satuan seksi Income
Audit.
B. Saran
Saran
penulis untuk
pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Lapangan selanjutnya yakni :
1.
Mahasiswa
yang akan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Income Audit
sebaiknya diberikan pengetahuan tentang akuntasi yang lebih banyak.
2.
Haruslah
teliti dan kritis dalam bekerja agar dapat mengembangkan Income Audit di masa yang datang.
DAFTAR
PUSTAKA
Golden Rules Income Audit Archipelago
International.